2017年01月08日

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はじめに

前回クラウド会計freeeの仕訳入力をエクセルで行う方法をご紹介いたしましたが(前回記事)、今回は実際にどのようにエクセル入力を行っているかについてご紹介いたします。

 

仕訳入力を行う前提条件は下記のとおりとします。

・免税事業者

・エクセルでの仕訳入力は現金払いの費用のみ

・決算月は2018年3月

 

事前準備

エクセルのテンプレート(入手先)に仕訳を入力していく前に、まずはテンプレートを加工して効率的に入力できるように準備します。

下記は何も加工していない状態のテンプレートです。このテンプレートを元に加工していきます。

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1、[表題行]のセルに数式を入力する。

[表題行](A列)のセルに「=IF(ISBLANK(D2),””,”[明細行]”)」という数式を入力します。

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仕訳を入力する際には[表題行](A列)に[明細行]と入力することが必須となります。

上記数式を入力することにより、借方勘定科目(D列)が入力されると自動的に[表題行](A列)に[明細行]と入力されます。

 

2、貸方勘定科目のセルに数式を入力する。

貸方勘定科目(J列)のセルに「=IF(ISBLANK(D2),””,”現金”)」という数式を入力します。

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現金払いの費用を入力するケースでは、必ず貸方勘定科目は「現金」となるため、上記数式を入力することにより、借方勘定科目(D列)が入力されると自動的に貸方勘定科目(J列)に「現金」と入力がされるよう設定します。

 

3、貸方金額のセルに数式を入力する。

貸方金額(N列)のセルに「=IF(ISBLANK(H2),””,H2)」という数式を入力します。

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上記数式を入力することにより、借方金額(H列)に入力した金額と同額が自動的に貸方金額(N列)に入力されます。

 

4、日付入力列の追加と数式の入力(よくわからない方はとばしてください)

日付をエクセルに入力する際には日付形式(例:2015/04/01、平成27年4月1日)で入力していくわけですが、入力の際に年度を入力したり、スラッシュ(/)を入力する手間が面倒に感じるため、もう少し効率的に入力するためにもうひと加工していきます。(少し複雑なため、よくわからない方はこの加工をせず、日付形式で入力していっても大丈夫です。)

 

①日付入力用の列を挿入します。

②もともとテンプレートにある日付のセルに数式を入力します。

 

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②のもともとテンプレートにある日付の列(日付入力用に1列挿入したためC列)には以下の数式を入力してください。

「=IF(ISBLANK(A2),””,IF(A2<401,”2018/”&LEFT(A2,LEN(A2)-2)&”/”&RIGHT(A2,2),”2017/”&LEFT(A2,LEN(A2)-2)&”/”&RIGHT(A2,2)))」

今回は2018年3月が決算月の会社の場合の設定をしていますが、その他の決算月の場合は上記数式の赤字下線部分を以下のように変更してください。

1月決算⇒201、2月決算⇒301、4月決算⇒501、5月決算⇒601、6月決算⇒701、7月決算⇒801、8月決算⇒901、9月決算⇒1001、10月決算⇒1101、11月決算⇒1201

12月決算の場合は上記数式ではなく、「=IF(ISBLANK(A2),””,”2017/”&LEFT(A2,LEN(A2)-2)&”/”&RIGHT(A2,2))」という数式を入力してください。

 

5、入力に必要のない列を非表示にする

エクセルに入力する際、利用しない列を非表示にします。エクセル入力に必要な列は日付入力用の列(上記4で挿入した列)、借方勘定科目、借方金額、適用の4列です。

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6、データの入力規則を設定する

日付入力用と借方金額の列は半角数字入力、借方勘定科目と適用の列は日本語入力であるため、あらかじめデータの入力規則を設定します。

この設定を行うことにより、いちいち日本語と半角数字の切り替えをしなくてすみます。

 

エクセルで設定する列を選択し、データ⇒データの入力規則⇒日本語入力の項目を設定します。

以下は日付入力用の列の設定をしている画面です。

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日付入力用と借方金額の列は「オフ(英語モード)」、借方勘定科目と適用の列は「オン」で設定してください。

 

7、入力する列以外を選択できないようにする

日付入力用の列、借方勘定科目、借方金額、適用の列を選択し、セルの書式設定⇒保護のロックのチェックマークを外します。

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上記設定後、校閲⇒シートの保護の設定を以下のように設定します。

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8、Enterキーの進行方向を右に設定する。

通常Enterキーの進行方向は下になっていますが、仕訳を入力する際は日付⇒勘定科目⇒金額⇒適用の順に入力するのが一般的だと思いますので、Enterキーの進行方向を右に設定します。

上記7で入力する列以外は選択できないように設定しているため、適用の入力後にEnterキーを押すと一行下の日付のセルに移動します。

Enterキーの設定はExcelのオプション⇒詳細設定より設定してください。

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最後に

以上でエクセルに仕訳を入力する前の事前準備は完了です。

次回は実際にどのように入力していくのか実践編について説明をする予定です。

 

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