2016年10月25日

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1、領収書の保管方法は企業により様々

私が今まで携わってきた顧客では、以下のような方法で領収書を管理しておりました。

 

  • ●大企業

・A4コピー用紙に領収書を貼付して科目ごと月ごとにファイリングして保管

  • ●中小企業

・A4コピー用紙に領収書を貼付(大企業のように科目ごと月ごとには分類されていないケースが多い)

・月ごとに領収書を封筒で保管(科目ごとには分類されていない)

・その年度分の領収書を段ボールで保管(月ごと科目ごとには分類されていない)

Etc…

 

以上のように企業の規模や経営者の性格により領収書の保管方法というのは変わってきます。

 

2、そもそも領収書は整理する必要があるの?

領収書の保管方法については、スキャナ保存を除いては原本を保管する必要がありますが、保管方法については特に指定がありません。

 

そのため、領収書を年度ごとに段ボールでまとめて保管しても問題はありません。

 

ですが、以下の理由により領収書を整理して方がよいと考えております。

・領収書を確認したい時に、探す手間が省ける。

・税務調査が入った場合に領収書を整理しておけば、調査官の印象もよい

・顧問税理士に確認してもらう場合、無駄なやり取りをする手間が省ける。

 

私の顧問先で手間があまりかからない領収書整理を実践されている方がいらっしゃったため、以下で紹介させていただきます。

 

3、無印のハガキポケットを使った領収書保管

私の顧問先で領収書保管で使っていたものは以下のものだけです。

・A4ルーズリーフバインダー

・無印のハガキポケット(http://www.muji.net/store/cmdty/detail/4548718615087

 

無印のハガキポケットの本来の用途は以下のとおりですが、

 

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領収書を保管する用途で利用する場合には、科目ごと月ごとに保管するポケットを分け、領収書を整理していきます。

 

各ポケットのサイズもちょうどよいので、かさばらずに済みますし、いちいち用紙に貼付する必要もありません。

 

このレベルで領収書を整理できれば、顧問先の税理士も税務署の調査官もどこに何があるがすぐに把握することができます。

 

領収書だけでなくA4の請求書も併せて保管したい場合には、A4のクリアポケットも利用すると良いでしょう。(http://www.muji.net/store/cmdty/detail/4548718086832?rec=11

 

領収書の保管方法は人により様々だと思いますので、ひとつの参考にしていただければと思います。

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